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Gestión del tiempo

"El tiempo no vuelve atrás, así que planta tu jardín y adorna tu alma en vez de esperar a que alguien te traiga flores." William Shakespeare

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La gestión del tiempo es el proceso de planificar y controlar la cantidad de tiempo que dedicamos a lo que hacemos, para mejorar la eficacia, la eficiencia y/o la productividad.

La gestión del tiempo es el proceso de planificar y controlar la cantidad de tiempo que dedicamos a lo que hacemos, para mejorar la eficacia, la eficiencia o la productividad.

El Tiempo es oro

¿Cuántas veces has oído esta frase? Pues seguirás oyéndola el resto de tu vida. Y es que el tiempo es mucho más que dinero, el tiempo es vida. Siempre podrás conseguir más dinero, pero jamás podrás conseguir más tiempo. El tiempo es un recurso irreemplazable, una vez que ha pasado no hay forma de que vuelva. Toma conciencia de todo esto y comienza a valorar tu tiempo como la posesión más valiosa que posees.

Todos tenemos algún compañero o amigo superhéroe. Mientras a nosotros nos falta tiempo para hacer todo lo que quisiéramos, ellos son capaces de sacar las mejores notas, entrenar a varios deportes, salir con los amigos, leer libros, ver la televisión, ir al cine y … Seguro que te has preguntado muchas veces cómo son capaces de hacer todas esas cosas. No hay magia ni poderes extraños, simplemente es que aprovechan mejor su tiempo.

Date cuenta que el tiempo es el mismo para todos. Es de perogruyo, pero los días tienen 24 horas para todos. Y las semanas 7 días. Lo “único” que hay que conseguir son una serie de hábitos para que te dé tiempo a hacer todo lo que quieres. La gestión del tiempo depende totalmente de la administración que se haga de los propios hábitos. Es una habilidad esencial para las personas eficaces.

No hay dudad de que las personas que gestionan su tiempo son las mayores triunfadoras en todos los ámbitos de la vida, desde el colegio a los negocios pasando por los deportes y cualquier otra actividad a la que se dediquen.

Hay una frase que refleja los hábitos de los buenos y malos gestores del tiempo:

“Concéntrese en los resultados, no en estar ocupado.”

Muchas personas pasan sus días sin parar, de actividad en actividad, pero consiguen muy poco ya que no están concentradas en la cosas correctas. Define bien tus objetivos pues es el primer paso para administrar bien el tiempo, y no gastarlo haciendo tareas que poco te reportan.

Elementos básicos para controlar tu tiempo

  • Conoce cómo utilizas tu tiempo. Durante unos días, lleva un control del tiempo que dedicas a cada actividad. Apunta las tareas (estudio, ordenador, descanso, lectura, comidas, televisión, juegos, llamadas, etc.) y piensa si el tiempo dedicado a cada una se corresponde con lo necesario.
  • Establece tus objetivos. Es muy importante establecer metas, saber lo que queremos o tenemos que hacer y establecer las prioridades (matriz de prioridades). Podrás asignarles el tiempo necesario a cada una.
  • Organiza tu tiempo. Una vez que sabes qué tienes que hacer y el tiempo aproximado que te llevará cada tarea, sólo tienes que organizarte. Utiliza una agenda o un horario para tratar de cumplir tus objetivos.
  • Identifica y elimina los enemigos de tu tiempo. Haz una lista con todos los problemas que te encuentras para controlar tu tiempo, llamadas de teléfono, ruidos, indecisión, no saber decir NO, etc. El primer paso es detectarlos. A partir de ahí, intentar eliminarlos o reducirlos todo lo que puedas. Muchos no dependen de ti, pero seguro que con la práctica consigues, al menos, reducirlos de una forma significativa.

 

Matriz de prioridades

Todas las tareas tienen un par de características fundamentales para la gestión del tiempo: su importancia y su urgencia.

  • Urgente. Aquello que necesita de tu atención inmediata, ya que tiene fecha límite o es inmediata.
  • Importante. Aquellas tareas significativas y valiosas para ti. Su realización afecta significativamente a nuestras metas a largo plazo. Al ser a largo plazo les prestamos menos atención.

Para poder asignar prioridades a los diferentes objetivos que tengas, es importante saber en qué parte de la siguiente matriz "caen". ¿Qué importancia tiene?, ¿es urgente?

Aprender a diferencias entre tareas urgentes (estudiar para un examen mañana) y tareas importantes (aprender inglés) es de vital importancia para poder priorizar.

Lo importante está relacionado con el logro de los objetivos, lo urgente con el factor tiempo.

Haz una matriz con tus actividades. Piensa en qué cuadrante debería ir cada una. Pídeles a tus padres que la revisen y te expliquen las razones de por qué cambiarían alguna de sitio.

Los ladrones de tiempo más importantes

Identifica tus propios ladrones de tiempo, aquello que te apartan de tus obligaciones. , que hacen que te distraigas, que te hacen más ineficaz, más desordenado, etc.

Conocerlos es el primer paso para poder combatirlos. Te ayudará a añadir más horas al día, a conseguir hacer todo lo que tengas previsto y a estar más relajado.

Mira esta lista con algunos de los "ladrones" más comunes, pero haz la tuya personal para poder trabajar sobre ella.

  • Redes sociales y chats.
  • Uso del móvil.
  • Visitas inoportunas.
  • No saber decir NO.
  • Intentar hacer todo uno mismo. No delegar.
  • Mala planificación.
  • El desorden
  • La mala organización
  • Indecisión. Dejar las cosas para más tarde.
  • Tratar de abarcar demasiado.
  • Exceso de detalle en temas sin importancia.

Reglas para la gestión del tiempo

Algunas reglas básicas para mejorar en el control y uso de tu tiempo.

  • Programa diariamente tu tiempo.
  • Establece objetivos
  • Diferencia las actividades urgentes de las importantes.
  • Prioriza tus actividades.
  • Pon tu máxima atención en las tareas importantes.
  • Aprende a decir no a tareas no importantes.
  • Agrupa las actividades similares que te permitan ahorrar tiempo.
  • Aprende a manejar eficazmente las interrupciones, si no puedes evitarlas por completo.
  • Elimina los hábitos poco eficaces
  • Pide ayuda cuando lo necesites.
  • Dedica unos minutos al día para la reflexión y el análisis. Comprueba qué salió como esperabas, qué no, que causas lo provocaron, en qué fallo tu programas, qué puedes aprender de ello, etc.

 

 

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